O elektronicznej skrzynce podawczej

W celu skorzystania z usług Urzędu Gminy Głowaczów drogą elektroniczną, konieczne jest użycie tzw. elektronicznej skrzynki podawczej (ESP) urzędu oraz własnego bezpiecznego podpisu elektronicznego.
Każdy urząd musi posiadać co najmniej jedną elektroniczną skrzynkę podawczą. Obowiązek jej posiadania przez urząd jest uregulowany w art. 16 ust. 1 i 1a Ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne /t.j.Dz.U. z 2019 r. poz. 700,730/.

Definicje

elektroniczna skrzynka podawcza - dostępny publicznie środek komunikacji elektronicznej służący do przekazywania dokumentu elektronicznego do podmiotu publicznego przy wykorzystaniu powszechnie dostępnego systemu teleinformatycznego (art. 3 ust. 17 Ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne /t.j.Dz.U. z 2019 r. poz. 700,730/ )

bezpieczny podpis elektroniczny - podpis elektroniczny, który:
a) jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis,
b) jest sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego,
c) jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna, (art. 3 ust. 2 Ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym /tj. Dz. U. z 2013 r. poz. 262, 2014 r. poz. 1662, z 2015 r. poz. 1893/)

dokument elektroniczny - stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych (art. 3 ust. 2 Ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne /t.j.Dz.U. z 2019 r. poz. 700,730/.
Dokumentami takimi są także dokumenty wygenerowane przez formularze elektroniczne.

formularz elektroniczny - graficzny interfejs użytkownika wystawiany przez odpowiednie oprogramowanie służący do przygotowania i wygenerowania dokumentu elektronicznego zgodnego z odpowiadającym mu wzorem dokumentu elektronicznego (§2 ust. 3 ROZPORZĄDZENIA PREZESA RADY MINISTRÓW z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych)

Cechy elektronicznej skrzynki podawczej

Elektroniczna skrzynka podawcza jest skrzynką bardzo podobną do skrzynki email, jednakże posiada ona pewne cechy, których poczta email nie posiada, a które to cechy są wymagane przez polskie prawo:
posiada ona możliwość automatycznego generowania potwierdzenia dostarczenia, w odpowiedzi na przesłany do niej dokument elektroniczny. Potwierdzenie takie określane w prawie jako urzędowe poświadczenie odbioru (art. 3 ust. 20 Ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne/t.j.Dz.U. z 2019 r. poz. 700,730/.
• jest gwarancją dla mieszkańca, iż dokument elektroniczny został dostarczony do urzędu. Potwierdzenie jest podpisane bezpiecznym podpisem elektronicznym urzędu, który można zweryfikować samodzielnie przez Internet. Jest ono generowane natychmiast przez elektroniczną skrzynkę podawczą po przesłaniu do niej dokumentu elektronicznego.
• umożliwia weryfikację tożsamości nadawcy dokumentu elektronicznego oraz umożliwia sprawdzanie autentyczności dokumentu elektronicznego. Każdy dokument elektroniczny przekazywany do urzędu poprzez elektroniczną skrzynkę podawczą musi zostać podpisany elektronicznie przy użyciu bezpiecznego podpisu elektronicznego. Rozwiązanie to gwarantuje, iż dokument jest prawdziwy i że osoba, która wysłała dokument elektroniczny rzeczywiście istnieje i jest możliwe sprawdzenie jej tożsamości (imię, nazwisko, PESEL).
W celu skorzystania z elektronicznej skrzynki podawczej urzędu niezbędne jest posiadanie konta w systemie informatycznym prowadzonym przez urząd, które umożliwia składanie dokumentów elektronicznych do skrzynki.

Wymagania dla dokumentów elektronicznych dostarczanych do Urzędu:

1. Muszą być podpisane ważnym, kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
2. Akceptowalne formaty załączników to: DOC, DOCX, RTF, XLSX, CSV, TXT, GIF, TIF, BMP, JPG, PDF
3. Wielkość wszystkich załączników dołączonych do jednego formularza (dokumentu elektronicznego) nie może przekroczyć 3,5 MB.
4. Maksymalny rozmiar dokumentu elektronicznego nie może przekroczyć 6 MB.
5. Dokumenty zawierające oprogramowanie złośliwe mogą zostać odrzucane i nie rozpatrzone.

 http://www.epuap.gov.pl/